Основні вимоги до організації діловодства кадрових служб
Ускладнення сучасного виробництва, перебудова управління економікою викликали значне збільшення кількості інформації в сфері кадрового менеджменту. Обсяг службових документів щорічно збільшується. Упровадження машинної обробки документів у ряді кадрових служб великих підприємств і об'єднань не скоротило чисельності персоналу, а навпаки, привело до збільшення кількості працівників, зв'язаних з діловодством. Але оскільки просте збільшення чисельності управлінського персоналу не дає позитивного ефекту, потрібні значні зусилля для рішення організаційних задач діловодства кадрових служб.
Від правильної організації і найбільш повної автоматизації процесів обробки документів залежить ефективність усього процесу управління кадрами. Велику частину часу займає документальне обслуговування: попередній розгляд, облік, збереження, контроль за виконанням документів, різних доручень і т.д.Організація діловодства кадрових служб передбачає рішення ряду питань:
Ø чіткої організаційної побудови роботи відділів кадрів і вибору найбільш раціональної форми організації роботи з документами;
Ø правильного розмежування функцій між окремими виконавцями і підрозділами по їхніх кваліфікаціях, упровадження сучасних методів ведення діловодства. Це питання зважується шляхом розробки і впровадження нормативних документів, стандартів, посадових інструкцій. Необхідно звернути особливу увагу на правильну розробку посадових інструкцій інспекторів і референтів кадрових служб;
Ø правильного нормування праці працівників кадрових служб. Воно покликано забезпечити нормальне завантаження працівників протягом робочого дня, тижня, місяця, року при нормальній напруженості праці на кожнім робочім місці, а також допомогти в оцінці роботи кожного співробітника;
Ø постійного підвищення кваліфікації і культури роботи персоналу кадрових служб. Організація цього процесу є прямим обов'язком менеджера кадрової служби. Реалізується вона як шляхом створення курсів, семінарів безпосередньо на виробництві з відривом чи без відриву від роботи, так і шляхом напрямку працівників на курси підвищення кваліфікації в інститути, університети й інші організації, а також шляхом організації стажувань, у тому числі на закордонні підприємства й в організації;
Ø раціональної організації робочих місць і забезпечення сприятливих умов праці. Робоче місце кожного працівника відділу кадрів повинне бути організоване належним чином, щоб розумові і фізичні зусилля фахівця направлялися на виконання трудових функцій, а не на подолання незручностей у роботі.
Під сприятливими умовами праці розуміють сукупність факторів виробничого середовища, що позитивно впливають на здоров'я і працездатність людини в процесі праці. Такими факторами є санітарно-гігієнічні умови (правильне освітлення, максимальна тиша, оптимальна температура, вологість); належний комплект меблів і засобів оргтехніки для робочих місць (письмові столи, конторські шафи, столи-приставки для комп'ютерів, стільці підйомно-поворотні, стелажі для збереження картотек, настільна картотека, набір канцелярських товарів, телефонні апарати, зшивачі документів, лотки для кореспонденції й ін.).
Робочі місця співробітників кадрової служби повинні оснащуватися відповідно до посадових категорій і інструкцій. При плануванні й устаткуванні робочих місць співробітників відділу кадрів рекомендується враховувати наступні вимоги:
a) установлювати меблі, устаткування, стелажі для сортування документів так, щоб ними було зручно користуватися;
b) розміщувати предмети і засоби праці з урахуванням виконуючих операцій;
c) матеріали, що не вимагають термінової обробки, зберігати в спеціальних папках. Якщо документи вимагають подальшої обробки, їх складають у місця, доступні іншим співробітникам;
d) засобу малої оргтехніки розміщувати у визначених місцях, щоб допомагати автоматизму рухів;
e) для швидкого і безпомилкового розшуку документів використовувати різні по кольору папки.
Класифікація документів
Закон — правовий акт вищого органа державної влади, що володіє найвищою юридичною чинністю.
Постанова – правовий акт, який приймається вищими і деякими центральними органами державного управління з метою рішення найбільш важливих і принципових задач, що стоять перед даними органами, і встановлення визначених стабільних правил поведінки.
Розпорядження — правовий акт, який видається одноосібно керівником з метою вирішення визначених питань. Як правило, воно має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб і громадян.
Рішення — правовий акт виконавчих комітетів, прийнятий у колегіальному порядку для вирішення найбільш важливих питань їхньої компетенції.
Наказ — правовий акт, який видається керівником підприємства, установи, організації з метою рішення найважливіших оперативних питань. Накази видаються як у виконання нормативних документів вищих органів, так і в ініціативному порядку для керівництва внутрішньою діяльністю установи.
Перераховані нормативні акти складають основу розробки і формування документів кадрових служб при управлінні персоналом на виробництві. В особливу групу документів входять службові листи, телеграми, телефонограми, що застосовуються для передачі термінових повідомлень, указівок, звітів, довідок і т.д. Звітні документи — це різні державні статистичні звіти про роботу з кадрами, результати аналізу якісного складу кадрів, плинності кадрів та ін. До документів по особовому складу відносяться накази по особовому складу, заяви, характеристики, трудові книжки, особисті картки й інші документи, що відносяться до особистих справ.
За походженням документи бувають службові і особисті. Службовими називають документи, що відбивають діяльність підприємств, організацій і їхніх окремих підрозділів; особистими — листа, заяви, складені окремими особами (заяви про прийом на роботу, про надання відпустки без змісту і т.д.).
За місцем виникнення документи поділяються на зовнішні і внутрішні. До внутрішніх відносяться документи, що створюються і застосовуються всередині даної установи, до зовнішніх — документи, що надходять з інших організацій, підприємств, установ.
По терміновості розрізняють документи дуже термінові, термінові і нетермінові. Дуже термінові і термінові вимагають виконання раніше загального терміну, встановленого нормативними актами для виконання такого роду документів. Терміновість, як правило, вказується в резолюції керівника чи на документі проставляється гриф "Д. терміново" або "Терміново", що означає позачерговість і невідкладність виконання. З нетерміновими документами працюють за загальними правилами.
По гласності розрізняють документи секретні, несекретні і для службового користування. Секретні документи мають особливу оцінку про таємність "Абсолютно секретно", "Секретно" чи "К". Із секретними документами працюють співробітники, що мають до них доступ. Несекретні документи можуть публікуватися у відкритій пресі.
За формою документи поділяються на індивідуальні і типові. Індивідуальними називають документи, текст яких характерний для кожного створюваного документа і не повторюється в інших. Типові документи відбивають однотипні управлінські ситуації і складаються на основі тексту, взятого як зразок (особовий листок по обліку кадрів, особиста картка, прийомна записка й ін.). Постійна частина таких документів друкується на бланку, а перемінна оформляється працівником кадрової служби від руки чи заповнюється в окремих випадках на друкарській машинці чи ЕОМ (наприклад, оформлення грамоти).
По термінах збереження документи бувають постійного, довгострокового (більш 10 років) і тимчасового (до 10 років) збереження.
По стадіях видання документи можна представити у вигляді чернетки, оригіналу, копії і дубліката. Чернетка — документ у попередній редакції. Оригінал (оригінал) — це перший екземпляр документа, складений відповідно до вимог. Оригінал має юридичну чинність у тому випадку, якщо він підписаний відповідною посадовою особою. Копія — точне відтворення оригіналу з позначкою в правому верхньому кутку "Копія". Копії можуть бути прості і завірені (нотаріальною конторою, відділом кадрів, керівником і т.д.).
Іноді потрібно відтворити не весь документ, а тільки його частину. Тоді роблять виписку (наприклад, із трудової книжки, з наказу і т.п.). Різновид копії — дублікат, що видається у випадку втрати оригіналу документа (наприклад, дублікат трудової книжки). Він володіє такою ж юридичною чинністю, як і оригінал.
На даний час застосовується підсистема уніфікованих форм документів по кадрам підприємств і організацій. Ця підсистема є складовою частиною уніфікованої системи організаційно-розпорядницької документації. Ціль її розробки — створити уніфіковані документаційні комплекси, придатні для використання в умовах традиційних методів обробки документів. Ця підсистема документів рекомендується для використання на всіх рівнях управління. В неї входять уніфіковані форми документів, що забезпечують реалізацію задач по прийому, перекладу, звільненню, заохоченню працівників, наданню їм відпусток, оформленню дисциплінарних стягнень, а також інструкція із застосуванням уніфікованих форм документів.
Реквізити документів
Документи необхідно складати й оформляти в згідно з формуляром, прийнятим для різновиду кадрових документів. Формуляром документа називається сукупність реквізитів, розташованих у встановленому стандартом послідовності. Реквізит документа — це обов'язковий елемент визначеного виду документа. Кожен документ повинен мати наступні основні реквізити: призначення (крім службового листа), автор, зміст, дата, підпис чи затвердження.
При прийомі на роботу громадяни подають письмову заяву, у якій викладають прохання про прийом їх на підприємство, в організацію, установу, указуючи свою професію, кваліфікацію, спеціальність, посаду. Заява про прийом на роботу складається в довільній формі рукописним способом. Для заяви характерні наступні реквізити: адресат (кому адресується заява); автор; місце проживання автора; найменування виду документу (заява); текст; підпис укладача; дата складання. У заяві не прийнято писати прийменник "від" (кого). Заяву рекомендується складати на папері формату А4. Це забезпечує одноформатність аркушів документів особистої справи, у яку вона підшивається. Приблизно так само оформлюються інші заяви по особовому складу. Заява про прийом на роботу після її розгляду є підставою для видання наказу про прийом на роботу.
Будь-який документ повинен бути оформлений юридично грамотно і містити правильні зведення про всі події, що висвітлює автор. Він повинен бути гранично коротким (але не на шкоду інформації, що міститься в ньому), а також грамотним і зрозумілим кожному. Документ необхідно складати на спеціальних бланках чи стандартних аркушах паперу. У випадку виправлення в документах робиться спеціальне застереження "виправленому на стор. ... вірити", що завіряється підписом і печаткою. При перекреслені необхідно намагатися, щоб був видний виправлений текст.
Текст документа рекомендується розділяти на дві основні частини: у першій вказується підстава складання документа; у другий — висновки, пропозиції, рішення, розпорядження чи прохання.
Стиль і мова службових документів повинні відповідати наступним правилам:
- дотримуватись вимог офіційно-ділового стилю і норм сучасної мови;
- використовуватися слова, закріплені практикою документування управлінської діяльності (на ваш номер, належним чином, зазначені факти та ін.);
- широко застосовуються терміни юридичного і бухгалтерського характеру (позовна заява, претензія, дебет, кредит і т.д.);
- необхідна уніфікація і стандартизація ділової мови в повторювальних документах. Використання трафаретних текстів значно прискорює складання документів і підвищує їхню грамотність.
Усі документи повинні засвідчуватися. Основними способами посвідчення документів є підписання, затвердження і поставлення печатки. Підпис — обов'язковий реквізит документу. Документ підписується керівником відділу чи іншою посадовою особою відповідно до її компетенції. До складу реквізиту "підпис" входять найменування посади особи, що підписує документ, особистий підпис і її розшифровка, наприклад:
| Начальник відділу кадрів | __________________ (підпис) | М. В. Горбунов |
Якщо документ написаний не на бланку, то до складу найменування посади в реквізит "підпис" включається найменування підприємства (організації), наприклад:
| Начальник відділу кадрів Кіровоградського заводу ЧМ __________________ М. В. Горбунов 01.05.04 (підпис) |
Два і більше підписи проставляються в тому випадку, якщо за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (наприклад, у фінансових документах, актах, характеристиках). У такому випадку підпису розташовують одна під іншою (через 1,5 - 2 міжрядкові інтервали) у послідовності, що відповідає займаної посади, наприклад:
| Директор технікуму Головний бухгалтер | _______________ (підпис) _______________ (підпис) | О. М. Коваль А.А. Травян |
У документах, складених комісією, вказують не посади осіб, що підписують документ, а розподіл обов'язків у складі комісії, наприклад:
| Голова комісії ________________________ (підпис) Члени комісії: ________________________ (підпис) ________________________ (підпис) | С.М. Лагно А.Л.Попов П.П. Горєвой |
На документах, що вимагають особливого посвідчення їхньої дійсності, ставиться печатка. Відбиток печатки проставляється так, щоб він захопив частину слів найменування посади особи, що підписує документ. Печаткою не засвідчуються службові листи на бланках організацій, підприємств.
Окремі види документів після їхнього підписання затверджуються. Це особливий спосіб посвідчення документів, що санкціонують поширення їхньої дії на визначене коло осіб. Документ, що підлягає затвердженню, здобуває юридичну чинність тільки з моменту його затвердження. Реквізит затвердження складається зі слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", повного найменування посади особи, що затверджує документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, її розшифровки і дати затвердження, наприклад:
| ЗАТВЕРДЖУЮ Інспектор ВК ВАТ „Силікон” _________________С.М. Насвіт (підпис) 10.01.04 |
Як правило, затверджують наступні види документів: положення (про організації, підприємства, структурних підрозділах та ін.); статути підприємств і організацій, звіти і баланси; штатні розклади, структури; поточні і перспективні плани; акти контрольно-ревізійного характеру; акти прийому і передачі справ; окремі різновиди протоколів. У затверджені документи не допускається вносити будь-які виправлення і додавання без дозволу особи, що затвердила документ.
Важливим моментом у роботі з кадровими документами є їхнє узгодження. Перш ніж затвердити чи підписати документ, його необхідно погодити, тобто поставити підпис (візу) посадової особи, що має відношення до тексту документа. Узгодження повинне забезпечити правильне рішення питання про якість підготовленого документа, його доцільність, своєчасність, економічну і науково-технічну обґрунтованість, відповідність змісту документа чинному законодавству і правовим актам, що визначають компетенцію відділу, що видав документ. Узгодження документів може бути внутрішнім і зовнішнім. Внутрішнє узгодження проводиться з різними підрозділами і посадовими особами свого підприємства, зовнішнє — з підлеглими і непідлеглими організаціями.
Внутрішнє узгодження звичайно оформляється візуванням проекту документа. Віза складається з підпису, що візує і дати узгодження. Зауваження і доповнення до документу викладаються на окремому листу, а на проекті документу робиться запис: "Зауваження додаються". На внутрішніх документах (наприклад, наказах по особовому складі) візи ставляться на останній сторінці першого екземпляру документу нижче реквізиту "підпис". Вихідні документи візуються на екземплярах, що залишаються в організації чи її структурних підрозділах. Зовнішнє узгодження можна оформити грифом узгодження, довідкою узгодження чи представленням протоколу обговорення проекту документу на засіданні якого-небудь колегіального органу.
Гриф узгодження складається зі слова "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з яким узгоджується документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, її розшифровки і дати.
Після виконання документа на ньому робиться відповідна оцінка, і він направляється в справу. Реквізит оцінки про виконання включає слова "у справу", індекс справи, у якій буде підшитий документ для збереження, короткі зведення про виконання документу власне кажучи питання з посиланням на знову складений документ, дату і підпис керівника підрозділу, наприклад:
| У СПРАВУ 7-14 Питання вирішене усно з начальником ВТК Маяк В.Ю. Дата _________________ (підпис) |
Основні реквізити наказу: назва підприємства його підвідомчість, назва виду документу (наказ), місце видання, дата, номер, заголовок, підпис, відмітки про узгодження. Текс складається з двох частин: що констатує і директивної (розпорядчої).В частині, що констатує, вказуються посилання на директивні документи організацій, що стоять вище і починається з слова „НАКАЗУЮ”. Кожний пункт наказу починається з прізвища виконавця, потім вказується дія, яку повинен виконати і строк виконання.
Договір — документ, що фіксує угоду сторін про встановлення яких-небудь відносин і регулює ці відносини. Для того щоб укласти договір, підприємство, організація, установа повинні мати право юридичної особи. Громадяни можуть укладати договори як з юридичними особами, так і між собою, але за умови, що вони є дієздатними. Таким чином, договір — це документ, що закріплює угоду двох чи більше сторін про встановлення, зміну чи припинення їхніх прав і обов'язків.
Договори полягають самі різні, але в роботі кадрових служб найчастіше зустрічаються такі з них: на навчання, на виробничу практику, трудовий договір на певний строк роботи і т.п. У залежності від виду договори мають наступні реквізити: назва документа; місце висновку договору; дата; короткий зміст; найменування сторін, що уклали договір; посади, прізвища, імена і по батькові осіб, що підписали договір; відповідальність сторін; термін дії договору; юридичні адреси, підписи і печатки сторін, що уклали договір.
Документаційне забезпечення управління кадрами
Документаційне забезпечення управління — це діяльність апарата управління, що охоплюють питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення ними управлінських функцій. Від правильної організації і найбільш повної механізації й автоматизації обробки документів залежить підвищення ефективності всього процесу управління кадрами.
Основою діяльності кадрових служб є облік, звітність і ведення організаційно-розпорядницької документації, що включає три основні групи документів:
· організаційні (положення, інструкції, правила, статути);
· розпорядницькі (накази, розпорядження, постанови, рішення, указівки, рекомендації);
· довідково-інформаційні (листи, звіти, акти, протоколи, оглядові і доповідні записки, переліки, довідки, списки й ін.).
Найбільш важливі питання організації діловодства в кадрових службах підприємств і організацій визначаються основними положеннями єдиної державної системи діловодства. У кожнім відділі кадрів формується номенклатура справ, що представляє собою затверджений у встановленому порядку систематизований список найменувань справ у діловодстві відділу з указівкою термінів збереження. Номенклатури справ складаються на основі зразкових і типових номенклатур, що розробляються і затверджуються міністерствами і відомствами за узгодженням з архівними установами.
Зразкова форма номенклатури справ
| ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ______________ "___"__________ 200__р. НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ відділу кадрів______________________________________________________ (найменування підприємства, організації) | |||
| Номер і шифр справи | Найменування справи | Термін збереження | Примітка |
До складання номенклатури справ у відділі кадрів проводиться наступна робота:
· визначаються документи для включення в номенклатуру, найменування справ (наприклад, "Звіти про роботу з кадрами в 2001 році");
· встановлюється порядок розташування справ (класифікаційна схема номенклатури — її послідовність);
· визначаються терміни збереження справ і система їхньої індексації;
· оформляється, узгоджується і затверджується номенклатура справ відділу.
Первинними документами по обліку кадрів на підприємстві (в організації) є накази (розпорядження) про прийом на роботу, звільненні і переводі на іншу роботу, записки про надання відпусток, на підставі яких роблять відповідні записи в облікових документах (особистих картках, трудових книжках). Особисті картки заповнюються відділом кадрів на всіх працівників, прийнятих на постійну, тимчасову чи сезонну роботу, на підставі опитування робітника чи службовця і відповідних документів: паспорта, диплома, трудової книжки, посвідчення та ін. Про всі наступні зміни в трудовому шляху працівника в особистих картках робляться відповідні оцінки, після ознайомлення з якими він ставить свій підпис.
На фахівців з вищою освітою крім особистої картки заповнюється також облікова картка. Заповнену облікову картку підписує працівник, і завіряє начальник відділу кадрів.
Особисті картки працівників комплектуються по структурних підрозділах підприємства за абеткою. Вони складають картотеку особового складу організації. За даними особистих карток ведуть облік чисельності, складу працівників і його змін відповідно до типової і галузевої інструкцій зі статистики чисельності робітників та службовців. На великих підприємствах для полегшення роботи з картотекою на кожного працівника заводять допоміжну алфавітну картку. Картотека зазначених карток ведеться по підприємству (організації) у цілому, картки в ній розкладаються за абеткою і містять наступні зведення: прізвище, ім'я, по батькові, цех, відділ; займана посада; номер особистої справи і табельний номер. Особисті картки працівників після їхнього звільнення зберігаються у відділі кадрів підприємства протягом двох років, а потім в архіві підприємства ще 33 року.
Штатно-посадова книга являє собою основний робочий документ відділу кадрів, що відбиває стан укомплектованості апарата підприємства, організації і їхніх підрозділів керівниками, фахівцями і службовцями. Зазначену книгу складають працівники по кадрам на основі штатного розкладу але наступній формі: номер один по одному, найменування підрозділів і посад, посадовий оклад (ставка); категорія персоналу, прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, освіта і спеціальність, дата і номер наказу про призначення на посаду. Порядкові номери записів працівників у штатно-посадовій книзі з метою оперативного пошуку необхідних даних привласнюють їх особистим справам і особистій картці.
Для визначення частоти змінюваності кадрів по тій чи іншій посаді і більш детального вивчення причин небажання працівників заміщати дану посаду відділи кадрів ведуть посадові картки за приведеною нижче формою.
Зразкова форма посадової картки
| ПОСАДОВА КАРТКА Посада___________________________________________________________ Найменування підприємства________________________________________ Номер справи_____________________________ Код____________________ | |||
| Прізвище, ім'я, по батькові | Наказ про зарахування | Наказ про звільнення | Примітка |
Автобіографія — документ, що автор складає самостійно, у довільній формі, однак з дотриманням визначених вимог. При надходженні на роботу автобіографію пишуть від руки на листі папера формату А4 чи на спеціальному бланку. Форма викладу — оповідальна (від першого особи).
Всі дані даються в хронологічному порядку і так, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, ділову кваліфікацію й особистісні якості людини. При описі трудової діяльності не слід обмежуватися тільки перерахуванням посад, необхідно пояснити причини переходу з однієї роботи на іншу. Якщо тимчасово не працював, треба вказати причину. Необхідно також написати про зміни місця проживання.
В автобіографії звичайно вказують назва документа; ім'я, по батькові і прізвищі автора; число, місяць і рік народження, місце народження; дані про батьків (прізвище, ім'я, по батькові, місце роботи); освіта і спеціальність; вид трудової діяльності; останнє місце роботи; нагороди і заохочення; сімейний стан і склад сім’ї; домашня адреса і телефон; дату; ставлять особистий підпис.
Характеристика — офіційний документ, що видає адміністрація підприємства, установи, організації своєму співробітнику при рішенні ряду питань (таких як надходження в навчальний заклад, відряджання на роботу в іншу країну, атестація на посаду і т.п.). Вона може бути оформлена на загальному бланку формату А4.
У характеристиці даються відгук про службову діяльність співробітника, оцінка його ділових і особистісних якостей.
Реквізити характеристики: назва виду документа (характеристика); указівка посади особи, якому видається характеристика; найменування організації, що видає характеристику; ім'я, по батькові і прізвищі співробітника; текст; підпису; печатка.
Організація обліку і звітності по кадрам
Крім обліку особового складу підприємства (організації) відділ кадрів веде облік і по інших напрямках, наприклад облік відпусток, трудових книжок, резерву на висування, стягнень, заохочень і ін.
Порядок оформлення й обліку відпусток. Відпустку оформлюють у відділі кадрів. Відповідно до графіка робітники та службовці за два тижні одержують записку про надання відпустки, погоджують дату відпустки з керівником підрозділу і повертають бланк записки про відпустку з його підписом у відділ кадрів. Працівник відділу кадрів вносить запису про чергову відпустку в особисту картку і журнал обліку відпусток. Потім записку про надання відпустки передають у бухгалтерію для розрахунку. На керівників підрозділів, а також матеріально відповідальних працівників крім записки про відпустку оформляють наказ із указівкою співробітників, що заміщають. По закінченні поточного місяця працівник по кадрам, що відають обліком відпусток, підбиває підсумок кількості працівників, що знаходилися в різного роду відпустках, і складає зведену довідку.
Облік і ведення трудових книжок робітників та службовців здійснюються в порядку, передбаченому інструкцією.
Облік нагороджень робітників та службовців орденами і медалями, присвоєння їм почесних звань ведеться у відділі кадрів у спеціальному журналі. Заохочення оголошуються в наказі або розпорядженні, доводяться до відома колективу і заносяться в трудову книжку працівника. Працівники відділу кадрів ведуть також облік стягнень, що оголошуються в наказі (розпорядженні) і повідомляються працівнику під розпис. Дисциплінарні стягнення в трудову книжку не заносяться. Журнал обліку дисциплінарних стягнень ведеться за такою формою: номер один по одному; прізвище, ім'я, по батькові; номер і дата наказу; посада і місце роботи; характер порушення; вид і зміст дисциплінарного стягнення. Крім журналів в особистих справах по персональному обліку кадрів повинні бути аркуші заохочень і стягнень, у яких відбивається, за що і як заохочений чи покараний працівник.
Облік резерву кадрів на висування здійснюється відділом кадрів за допомогою складання списків і картотеки резерву. Списки резерву складаються окремо по кожній номенклатурі. Одночасно зі списками на кожного працівника, зарахованого в резерв, заводяться спеціальні картки. Картки обліку резерву складають картотеку резерву, усередині якої формуються розділи, що відповідають затвердженим номенклатурам посад. Розділи резерву по номенклатурам, у свою чергу, поділяються на групи по конкретній посадовій ознаці кандидатів на висування. Наприклад, у розділі картотеки "Номенклатура керівника підприємства, організації" можуть бути виділені наступні підрозділи: резерв начальників цехів; резерв начальників відділів технічного профілю; резерв начальників відділів економічного профілю і т.д. Картки обліку резерву крім обов'язкових соціально-демографічних даних претендентів включають зведення про підвищення їхньої кваліфікації і загальноосвітнього рівня, тимчасовому заміщенні інших посад, відрядженнях і стажуваннях, виконанні спеціальних доручень, виконуваній роботі й ін. Списки резерву кадрів на висування складаються за приведеною далі формою:
| № п/п | На яку посаду планується | Прізвище, ім'я, по батькові | Рік народження | Освіту (який навчальний заклад і коли кінчений) | Місце роботи і посада (с якого часу) |
| | | | | | |
Крім перерахованих відділом кадрів ведуться й інші види обліку. Так, окремим списком здійснюється облік сумісників, неповнолітніх працівників, молодих фахівців і молодих робітників, а також табельний облік, облік по професійному навчанню і підвищенню кваліфікації робітників та службовців і ін.
Подальший розвиток автоматизованих інформаційно-довідкових систем по керуванню кадрами на виробництві впритул підводить до створення електронної служби відділу кадрів, що дозволить організатору кадрової роботи одержувати в режимі діалогу з комп'ютером будь-які необхідні дані, що містяться в інформаційній базі.
Впровадження в практику кадрової роботи сучасних засобів і методів управління, оснащення кадрових служб необхідною комп'ютерною технікою, а також підвищення ролі відділів кадрів в активізації людського фактора розвитку виробництва передбачають також раціональну організацію робочих місць і створення кращих умов праці для працівників кадрової служби.
Оцінка ефективності роботи кадрових служб
Оцінка діяльності служб управління персоналом — це систематичний і планомірно організований процес, спрямований на порівняння витрат і результатів, зв'язаних з діяльністю кадрових служб, а також на співвіднесення цих результатів з підсумками діяльності організації в цілому. Оцінка діяльності кадрової служби ґрунтується на визначенні ефективності кадрової роботи, спрямованої на досягнення цілей організації і якісне виконання задач, що стоять перед нею. Результати оцінки служать підсумковими індикаторами, що фокусують увагу на основних проблемах управління персоналом (якість кадрової роботи, задоволеність працівників організації, виконавська дисципліна, плинність кадрів і ін.). Оцінка діяльності кадрових служб спирається на критерії ефективності, виражені в об'єктивних показниках розвитку виробництва (табл. 1)
Таблиця 1
Показники оцінки ефективності діяльності підрозділів
по управлінню персоналом
| Показники власне економічної ефективності | Показники ступеня відповідності | Показники ступеня задоволеності працівників | Непрямі показники ефективності |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Співвідношення витрат, необхідних для забезпечення організації кваліфікованої робочою силою відповідної кількості і якості, і отриманих результатів діяльності. Витрати на окремі напрямки і програми діяльності працівників і організації в цілому Ефект впливу окремих кадрових програм на результативність діяльності працівників і організації в цілому Відношення бюджету підрозділів управління персоналом до чисельності персоналу, що обслуговується | Відповідність чисельності працівників і числа робочих місць (кількісна укомплектованість кадрового складу) Відповідність професійно-кваліфікаційних характеристик працівників вимогам робочих місць, виробництва в цілому (якісна укомплектованість) | Задоволеність роботою у даній організації Задоволеність діяльністю підрозділів управління персоналом | Плинність кадрів Рівень абсентизма Продуктивність праці Показники якості продукції (відсоток браку, рекламацій і ін.) Кількість скарг працівників Рівень виробничого травматизму і профзахворювань |
Кількісна оцінка діяльності кадрових служб припускає точне визначення витрат, необхідних для ефективної реалізації фірмової кадрової політики. При цьому варто враховувати витрати як на зміст персоналу, так і на його поповнення і навчання. У складі витрат на зміст персоналу виділяються різні групи основних і додаткових витрат.
Основні:
Ø заробітна плата
Ø оклади штатних співробітників
Ø виплати сумісникам
Ø інші витрати
Додаткові:
ü на основі тарифів та законодавства:
Ø відрахування на соціальне страхування, страхування від нещасних випадків
Ø оплата відпусток, лікарняних листів, інвалідності
Ø техніка безпеки, організації виробництва
Ø преміювання
Ø інші видатки
ü соціальні:
Ø транспортні
Ø оплата житлово-комунальних послуг
Ø оплата медично-оздоровчих послуг
Ø освіта і підвищення кваліфікації
Ø інші витрати
Укомплектованість кадрового складу оцінюється як кількісно — шляхом зіставлення фактичної чисельності працівників з необхідної (розрахункової) величиною по трудомісткості операцій чи із плановою чисельністю і чисельністю, передбаченої штатним розкладом, так і якісно — по відповідності професійно-кваліфікаційного рівня працівників вимогам займаних робочих місць (посад). Ступінь задоволеності працівників працею оцінюється на основі опитувань і аналізу думок співробітників організації. Такі думки виявляються шляхом чи анкетування інтерв'ювання працівників соціально-психологічною службою організації. Ефективність роботи підрозділів кадрової служби при анкетуванні працівників можна оцінити на підставі суб'єктивних критеріїв:
- ступеня співробітництва різних підрозділів організації зі службою управління персоналом;
- думки лінійних менеджерів про ефективність фірмової кадрової роботи;
- готовності працівників кадрової служби до співробітництва з усіма працівниками організації при рішенні кадрових проблем;
- довірчості взаємин із працівниками по кадрам;
- швидкості, якості й ефективності виконання послуг кадровою службою;
- оцінки якості інформації і професіоналізму консультацій, видаваних кадровою службою керівникам організації.
Основними непрямими критеріями ефективності діяльності служби управління персоналом є показники якості розміщення працівників по робочих місцях (посадам), плинності і змінюваності кадрів, стану трудової і виконавської дисципліни.
Висновок
Від правильної організації і найбільш оптимальної автоматизації процесів обробки і збереження кадрової документації багато в чому залежить ефективність усього процесу управління персоналом. Цьому сприяє створення сучасних робочих місць працівників по кадрам, а також їх безупинне професійне навчання.
Документи класифікуються по ознаках походження, місцю виникнення, терміновості, гласності, формі, термінам збереження, стадіям видання й ін. Кожен документ повинний мати основні реквізити (призначення, автор, зміст, дата, чи підпис затвердження).
Експертиза документів — це визначення їх соціального й іншого значення з метою добору на збереження і встановлення термінів збереження. Експертиза цінності документів здійснюється в кілька етапів. Для цього на підприємствах і в організаціях створюються експертні комісії.
Документаційне забезпечення управління персоналом — це діяльність апарата управління, що охоплюють питання документування й організації кадрової роботи в процесі здійснення різних управлінських функцій. Документація кадрової служби включає три основні групи документів: організаційні, розпорядницькі й довідково-інформаційні.
Оцінка діяльності кадрової служби ґрунтується на якісному і кількісному визначенні ефективності різних напрямків кадрової роботи, направленої на досягнення цілей організації і рішення задач, що коштують перед нею.
Комментариев нет:
Отправить комментарий